L'arte di comunicare

Informativa ai sensi dell’art. 14 del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27/04/2016 (“GDPR”)

in merito alle attività di trattamento svolte dalla soc. AD SOLUZIONI WEB S.r.l.s. quale Responsabile del trattamento

 

Gentile Signore/a, Spett.le società/ditta indv.

Desideriamo informarLa che il Reg. UE 2016/679 (“Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali”) prevede la tutela delle persone e di altri soggetti e il rispetto al trattamento dei dati personali.

Dal momento che la Ns. Clientela, al fine della gestione dei contratti stipulati, potrebbe porci in contatto con Suoi dati personali ai fini di attività di marketing diretto e/o al fine di garantire la assistenza e manutenzione tecnica del sito internet o dell’applicativo e/o ancora per la cura di pagine social network o siti internet di comunicazione personale, ai sensi degli articoli 14 e ss. del sopra citato dettato normativo Le forniamo le seguenti informazioni.

 

Titolare e Responsabili del trattamento

Ai sensi del “GDPR”:

– il «Titolare del trattamento» è la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali;

– il «Responsabile del trattamento» è la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento.

Nel caso di specie:

Responsabile del Trattamento è la soc. AD SOLUZIONI WEB S.r.l.s. (P.I. 02433540461), in persona del legale rappresentante pro tempore Sig.ra Rosella Bartoli, con sede in Lucca, Via Romana 587b

Definizione di dati personali, finalità del trattamento e informazioni relative alle attività di trattamento

Per quanto di Suo interesse, il “GDPR” fornisce le seguenti definizioni:

– «dato personale»: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale;

– «trattamento»: qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

Il “GDPR” individua, altresì, particolari categorie di dati personali, ossia i dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, i dati genetici, dati biometrici intesi ad identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona. Si tratta dei cd. dati sensibili per i quali sono previste specifiche modalità di trattamento.

Nell’ambito del rapporto di contrattuale intercorso con il nostro Cliente, costui potrebbe porci in contatto con alcuni dati che la riguardano. Tali dati possono essere stati estrapolati da acquisti effettuati on-line, ovvero da accessi su siti internet o applicativi, ovvero da Sue richieste inserite su portali elettronici quali siti internet o pagine social o altro di analoga natura. Tali dati possono avere natura comune (dati anagrafici, dati relativi alla fatturazione e/o al pagamento, …); ma potrebbe trattarsi anche di dati sensibili (dati relativi ad eventuali patologie, anche eventualmente indicati in moduli di contatto mediante sito internet; dati sensibili comunque derivanti da acquisti on-line di prodotti specifici) o giudiziari (eventuale indicazione di condanne giudiziarie in moduli di contatto mediante sito internet). In altri termini, la soc. AD SOLUZIONI WEB S.r.l.s. potrebbe entrare in contatto con i dati comunicati al nostro Cliente.

La soc. AD SOLUZIONI WEB S.r.l.s. non provvederà ad alcun trattamento di dati che non sia quello della mera memorizzazione al fine di garantire l’aggiornamento e/o il ripristino della funzionalità del sito internet o dell’applicativo dedicato; ovvero la analisi delle vendite per finalità di marketing diretto; ovvero ancora la cura della comunicazione dedicata alla persona (al Cliente) secondo specifiche pattuizioni intercorse tra le parti.

In tali casi, è comunque esclusa qualsiasi attività di profilazione ed è comunque radicalmente esclusa la diffusione a terzi dei suddetti dati, salvo al nostro Cliente che, peraltro, ne è già in possesso in ragione dei contatti tra voi intercorsi.

I dati raccolti, nel numero e nelle qualità minime necessarie per la finalità della costituzione e della prosecuzione del rapporto di contrattuale con il Cliente e senza che ciò costituisca indebita invasione della sua sfera personale, saranno trattati con modalità appropriate e conservati in archivi digitali e cartacei.

Ciò detto, ancora ai sensi dell’art. 13 “GDPR”, riepiloghiamo nel seguente schema quanto appena affermato:

– dati personali trattati: i dati personali appartengono alle seguenti categorizzazioni: dati personali cd. comuni, dati personali sensibili; dati giudiziari;

– finalità del trattamento: l’adempimento delle obbligazioni dedotte nel contratto con il Cliente;

– natura obbligatoria o volontaria del conferimento dei dati personali; conseguenze del rifiuto al conferimento dei dati personali: in merito, si rimanda alla Policy Privacy del nostro Cliente, in quanto la soc. AD SOLUZIONI WEB S.r.l.s. tratta dati quale Responsabile del trattamento per conto del suddetto Cliente;

– liceità del trattamento e base giuridica: adempimento degli obblighi contrattuali verso il Cliente.

Trasferimento dei suoi dati personali verso responsabili del trattamento localizzati sul territorio dell’Unione Europea o fuori dell’Unione Europea

La soc. AD SOLUZIONI WEB S.r.l.s. non provvederà in alcun modo alla trasmissione dei Suoi dati a soggetti diversi dal Cliente che, peraltro, ne è già in possesso.

È fatta salva la trasmissione dei dati a soggetti nominati dalla soc. AD SOLUZIONI WEB S.r.l.s. quali Responsabili del trattamento. Per conoscere detti nominativi e per maggiori informazioni o domande al riguardo, la invitiamo a contattare la soc. AD SOLUZIONI WEB S.r.l.s.

Periodo di conservazione

I dati a lei riferibili saranno trattati per tutta la durata del rapporto contrattuale e saranno conservati per un periodo di anni dieci (10) a seguito della cessazione di detto rapporto.

La conservazione oltre tale termine sarà effettuata esclusivamente per finalità connesse all’adempimento di obblighi di legge o per finalità relative alla difesa di diritti del Titolare del trattamento e del Responsabile del trattamento in sede giudiziaria.

I suoi diritti in qualità di interessato del trattamento

Durante il periodo in cui è effettuato il trattamento dei suoi dati e, se del caso, dei suoi dati sensibili e giudiziari, Lei in qualità di interessato del trattamento può, in qualsiasi momento, esercitare i seguenti diritti.

1) diritto di accesso (art. 15 “GDPR”).

L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:

1. a) le finalità del trattamento;
2. b) le categorie di dati personali in questione;
3. c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
4. d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
5. e) l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;
6. f) il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo;
7. g) qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;
8. h) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.

Qualora i dati personali siano trasferiti a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale, l’interessato ha il diritto di essere informato dell’esistenza di garanzie adeguate relative al trasferimento.

Il Titolare del trattamento fornisce una copia dei dati personali oggetto di trattamento. In caso di ulteriori copie richieste dall’interessato, il titolare del trattamento può addebitare un contributo spese ragionevole basato sui costi amministrativi. Se l’interessato presenta la richiesta mediante mezzi elettronici, e salvo indicazione diversa dell’interessato, le informazioni sono fornite in un formato elettronico di uso comune. Il diritto di ottenere una copia non deve ledere i diritti e le libertà altrui.

2) diritto alla rettifica (art. 16 “GDPR”).

L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l’interessato ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.

3) diritto alla cancellazione (art. 17 “GDPR”).

L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il Titolare del trattamento ha l’obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali, se sussiste uno dei motivi seguenti:

1. a) i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati;
2. b) l’interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento, se non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento;
3. c) l’interessato si oppone al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1 “GDPR” e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento, oppure si oppone al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 2 “GDPR”;
4. d) i dati personali sono stati trattati illecitamente;
5. e) i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento;
6. f) i dati personali sono stati raccolti relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione di cui all’articolo 8, paragrafo 1 “GDPR”.

Il titolare del trattamento, se ha reso pubblici dati personali ed è obbligatoa cancellarli e, tenendo conto della tecnologia disponibile e dei costi di attuazione, adotta le misure ragionevoli, anche tecniche, per informare i titolari del trattamento che stanno trattando i dati personali della richiesta dell’interessato di cancellare qualsiasi link, copia o riproduzione dei suoi dati personali.

Non può procedersi alla cancellazione nella misura in cui il trattamento sia necessario:

1. a) per l’esercizio del diritto alla libertà di espressione e di informazione;
2. b) per l’adempimento di un obbligo legale che richieda il trattamento previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento o per l’esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse oppure nell’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento;
3. c) per motivi di interesse pubblico nel settore della sanità pubblica in conformità dell’articolo 9, paragrafo 2, lettere h) e i) “GDPR”, e dell’articolo 9, paragrafo 3 “GDPR”;
4. d) a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici conformemente all’articolo 89, paragrafo 1 “GDPR”, nella misura in cui la cancellazione rischi di rendere impossibile o di pregiudicare gravemente il conseguimento degli obiettivi di tale trattamento;
5. e) per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

4) diritto alla limitazione del trattamento (art. 18 “GDPR”):

L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi:

1. a) l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali;
2. b) il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo;
3. c) benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
4. d) l’interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1 “GDPR”, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato.

Se il trattamento è limitato, tali dati personali sono trattati, salvo che per la conservazione, soltanto con il consenso dell’interessato o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria oppure per tutelare i diritti di un’altra persona fisica o giuridica o per motivi di interesse pubblico rilevante dell’Unione o di uno Stato membro.

L’interessato che ha ottenuto la limitazione del trattamento è informato dal Titolare del trattamento prima che detta limitazione sia revocata.

5) diritto alla portabilità (art. 20 “GDPR”).

L’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti qualora:

1. a) il trattamento si basi sul consenso ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a) “GDPR”, o dell’articolo 9, paragrafo 2, lettera a) “GDPR”, o su un contratto ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) “GDPR”;
2. b) il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati.

Nell’esercitare i propri diritti relativamente alla portabilità dei dati, l’interessato ha il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all’altro, se tecnicamente fattibile. Tale diritto non si applica al trattamento necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento. Il diritto alla portabilità non deve ledere i diritti e le libertà altrui.

6) diritto di opposizione (art. 21 “GDPR”).

L’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f) “GDPR”, compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni.

Il titolare del trattamento si astiene dal trattare ulteriormente i dati personali salvo che egli dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto, l’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuato per tali finalità, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto. Qualora l’interessato si opponga al trattamento per finalità di marketing diretto, i dati personali non sono più oggetto di trattamento per tali finalità.

Qualora i dati personali siano trattati a fini di ricerca scientifica o storica o a fini statistici a norma dell’articolo 89, paragrafo 1 “GDPR”, l’interessato, per motivi connessi alla sua situazione particolare, ha il diritto di opporsi al trattamento di dati personali che lo riguarda, salvo se il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico.

7) diritto a non essere sottoposto ad un processo decisionale automatizzato (art. 22 “GDPR”).

L’interessato ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona, salvo i casi in cui la decisione:

1. a) sia necessaria per la conclusione o l’esecuzione di un contratto tra l’interessato e un titolare del trattamento;
2. b) sia autorizzata dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento, che precisa altresì misure adeguate a tutela dei diritti, delle libertà e dei legittimi interessi dell’interessato;
3. c) si basi sul consenso esplicito dell’interessato.

Nei casi di cui alle lettere a) e c), il Titolare del trattamento attua misure appropriate per tutelare i diritti, le libertà e i legittimi interessi dell’interessato e, in particolare:

– deve consentire il diritto di ottenere l’intervento umano da parte del medesimo Titolare del trattamento;

– deve consentire all’interessato di esprimere la propria opinione e di contestare la decisione.

8) diritto alla comunicazione di una violazione dei dati personali all’interessato (art. 34 “GDPR”)

Quando la violazione dei dati personali è suscettibile di presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche, il Titolare del trattamento deve comunicare la violazione all’interessato senza ingiustificato ritardo. La comunicazione all’interessato descrive con un linguaggio semplice e chiaro la natura della violazione dei dati personali e contiene almeno le informazioni e le misure di cui all’articolo 33, paragrafo 3, lettere b), c) e d) “GDPR”.

Non è richiesta la comunicazione all’interessato se è soddisfatta una delle seguenti condizioni:

1. a) il titolare del trattamento ha messo in atto le misure tecniche e organizzative adeguate di protezione e tali misure erano state applicate ai dati personali oggetto della violazione, in particolare quelle destinate a rendere i dati personali incomprensibili a chiunque non sia autorizzato ad accedervi, quali la cifratura;
2. b) il titolare del trattamento ha successivamente adottato misure atte a scongiurare il sopraggiungere di un rischio elevato per i diritti e le libertà degli interessati;
3. c) detta comunicazione richiederebbe sforzi sproporzionati. In tal caso, si procede invece a una comunicazione pubblica o a una misura simile, tramite la quale gli interessati sono informati con analoga efficacia.

Nel caso in cui il Titolare del trattamento non abbia ancora comunicato all’interessato la violazione dei dati personali, l’Autorità di controllo può richiedere, dopo aver valutato la probabilità che la violazione dei dati personali presenti un rischio elevato, che vi provveda o può decidere che una delle condizioni integranti eccezione è soddisfatta.

Si precisa infine che il Capo VIII, artt. 77 s.s. “GDPR”, individua gli strumenti di reclamo alla Autorità di controllo e di azione giudiziaria in Suo possesso.

Per l’esercizio dei suddetti diritti potrà indirizzare richiesta alla soc. AD SOLUZIONI WEB S.r.l.s. ai recapiti sopra indicati.

Si resta a Sua completa disposizione per ogni chiarimento.

soc. AD SOLUZIONI WEB S.r.l.s.